企业信息流规划_IT规划_信息化咨询_14

企业信息流规划_IT规划_信息化咨询 信息流,即信息自信源经信道至信宿的过程,其中信息流的主体是信息、信 源、信道和信宿,来自信源的信息通过适合的信道传递给信宿,信宿通过反馈渠 道将自身的意见反馈给信源,信源再次修正和补充信息给信宿,直到满足信宿的 需求为止。如图1 所示: 企业信息流规划的目的1.1 企业信息流特点 信息流作为信息的传递过程,有其本身固有的特点,这些特点也是笔者进行 信息流研究的出发点之一。 有特定的信息输入与输出,即作为信息流,必须有特定的信源、信宿和往 返于它们之间的信息。对于一条信息流来说,它的主体不能缺少。 有方向性。信息流是信息流量、流向的总称。“输入”和“输出”是从信 息流量的角度重点说明,流向同样也不可忽略。任何一条信息流都有确定的方向 性,即从信源到信宿,而信宿到信源的反馈过程完全可以看成是一条新的信息流, 这条信息流传递的信息就是“反馈信息”。 信息流要有使用价值,能够满足某种信息需求。这是从另一个角度诠释信 息流。用户获取信息是为了消除对事物认识的不确定性,形成对自己决策的支持。 如果拟获得的信息对用户认识和理解有益并易于获取,具有一定的使用价值,用 户就会提出信息需求,进而形成信息流;如果拟获得信息无助于问题的解决或反 而增加其不确定性,即缺乏使用价值,用户就会放弃对该信息的需求,即不存在 这条信息流。

1.2 信息流规划的意义 在企业内外部,信息流反映着物流、资金流的运动状态及运动形式,信息流 的准确顺畅是物质流和资金流高效运行的保证。但当前企业明显存在着以下问 题:信息量不足、信息流不畅,各层次的信息需求得不到充分满足,造成企业运 作的高成本、低效率。如在物流过程中,由于信息流的不充足不畅通,全国一年 蔬菜损失价值1354 亿元,粮食损失价值35.7 亿元,钢材锈蚀损失价值l000 元,全国汽车空驾驶率高达37%左右。而洛桑管理学院曾对46个国家与地区进 行调查,其中,中国计算机的占有量为世界总量的1.1%,位于第12 息满足企业需求程度却位于第44位。这些结果说明,目前企业信息流还存在着 较为严重的问题,这些问题的解决在很大程度上依赖于信息流的合理有效规划。 信息流规划就是分析组织内部信息是如何从一点传到另一点的,帮助信息人 员明确信息是被谁(who)如何(how)使用的。信息流规划的根本目的就是理顺信息 流,明确信源、信宿、信道,保证信息流顺畅,使适当的信息在最恰当的时间传 递给最需要的用户,并在此基础上加速物流、资金流、业务流的运转,最终提升 企业的核心竞争力。 当前企业信息流规划的难点随着各行业对信息流的不断重视,很多企业开始了不同程度的信息流规划工 作,但在实际工作中暴露出很多问题,现就信息流的四要素和引发这些问题的原 因进行分析。

2.1 传统组织结构的局限性 传统的组织结构多是金字塔形,易于导致各层级之间存在着明显的信息不对 称,通常信息更多地掌握在决策者、管理者手中。由于这种不对称,信息流在传 播过程中受个人信息偏好等其他原因的影响,“信息截流”现象非常严重,尤其 是跨越多层级的纵向信息流,表现更为突出。所谓“信息截流”就是信息在传播 过程中信息量不断打折扣的现象。如一项决策信息在自上而下的传递过程中,每 一层的传递者都加入了个人的信息偏好,导致最终到达的信息已不再是当初传递 的信息,而信息反馈渠道的缺乏更加重了“信息截流”现象的发生。另外,这种 组织结构也从另一方面增加了信道的长度,为信息的及时传递设置了障碍,削弱 了信息的及时性。 由于信道中存在着噪音,还从另一个角度削弱了信息传递的可靠性。 2.2 信源及信宿随机性强 企业涉及的信息流有多种形式,信源和信宿的范围非常广,其随机性也较强。 通常情况下,这两者是针对某一条具体信息流而言的,如果环境变化企业信息流,它们也会 发生变化。如信源和信宿会发生互换,或者需要新的信源与信宿。因此,在信息 流规划中,同一信源或信宿在特定的环境中需要多次重复考虑,困难程度增大, 重复工作及冗余数据也会增多。

2.3 信源与信宿对应性强 信源与信宿的对应性表现为特定信源产生的信息多通过固定的信道传递给 与之相对应的信宿,信宿接收信息后做出的反应也必然只反馈给与之相对应的信 源。例如:各分公司财务科的数据通常都是递交公司财务部,而不会递交到销售 部或研发部;销售人员的数据往往只能交给销售主管,或者相应的销售部门负责 人,而产品设计部门或者生产部门若需要该信息就需要通过销售部门负责人获 得。这种对应性实为传统组织结构带来的影响,使信息传递缺乏灵活性,限制了 信息共享范围,造成大量的重复工作,降低了信息的可靠度。 2.4 信道的缺陷和不合理利用 作为信息传播的媒介,信道决定着信息流的传播方式,它的质量在一定程度 上决定着信息流的方向和信息的失真程度。不同信道由于自身的特点与不同用户 的需求表现出各种各样的缺陷。若从信道的角度看,信息流的传播主要有大众传 播、人际传播和网络传播三种。大众传播缺乏反馈渠道,无法控制传播效果和及 时改善信息流;人际传播的传播范围较小,信息可靠性差,无法控制信息流向; 网络传播对技术与设备依敕陛强,安全很难保证,相应的法律法规也不健全。此 外,在进行信道选择时,由于个人的信息倾向,过分依赖一种或两种信道,不能 充分利用各个信道的优点以扬长避短,如高层管理人员多注重人际交流,一项决 定通常是决策者传递给相应的负责人,再由负责人逐级传递,而类似的工作完全 可以通过企业内联网发布,以避免传递过程中的信息失真。

由于信道的选择受主 观性影响比较重,因此要改变现状必须加强信息素养的教育。 2.5 信息不规范 信息不规范主要体现为信息准确性、及时性、完整性、一致性等不能尽如人 意,各个数据库自成体系,互相之间没有联系,数据编码和信息标准也不统,数 据更新不同步,造成不同数据库内的信息难以共享,形成一个个“信息孤岛”以 及大量冗余信息,从而使信宿不能及时得到所需准确信息,甚至陷入“信息过载” 困境,出现了“信息疲劳综合症”。这些问题,亟待借助于信息流规划来解决。 企业信息流规划的方案信息流规划对于企业而言应属于战略层次的规划,要求企业把握全局,从长 远的角度出发,基于当前信息流现状分析,面向企业未来发展战略目标,做出信 息流的实际规划。现实操作中可以将信息流规划分为三步走,即规范现有的信息 流、再造所需特定信息流、重组所有信息流。 3.1 现有信息流的规范 规范信息流是信息流再造和重组的基础,其规范程度决定后两者实施的难易 程度。所以,信息流的规范是根本。企业对现有信息流的规范方式很多,结合当 前信息流规划的难点,可以从以下角度对信息流进行规范。 3.1.1 信源的规范 信源的规范主要分为改善信源本身和选择合适的信源两方面。

信源的改善。对于企业而言,可以改善的信源主要是内部信源。内部信源 不仅面向企业内部人员,同时也向外界发布,应针对不同信源的特点设置访问权 限,确定信息的公开程度;对于一些敏感性信源,在发出信息之前要经过必要的 检测,以此对抗竞争对手的竞争情报工作,防止重要情报的泄漏。同时需考虑内 部信源的易用程度,任何用户都倾向于易于获得易于使用的的信源,因此根据用 户的信息偏好和使用特点,应不断征求信息用户意见,尽可能地使信息系统的用 户界面简单明了,符合用户使用习惯。 信源的选择。外部信源渠道广泛,企业应基于外部信源的特点,选择适合 自身的信源。目前若从法律和道德的角度看,信源可以分为白色信源、灰色信源 与黑色信源。其中,白色信源是指在符合法律和道德的标准下使用的信源,多为 公开性信源;灰色信源是指符合法律标准,但是违背道德情况使用的信源;黑色 信源是违反法律与道德双重标准情况下使用的信源。据统计,75%的信息需求是 通过白色信源得到满足 的。若从信息准确度考虑信源,通常使用频率较高的是商业期刊、专业数据库、 行业专家及行业协会等。因此,一方面考虑用户信息需求特点,一方面在法律保 护的范围内结合信源进行慎重选择。

3.1.2 信宿的规范 信宿的信息需求促使了信息流的产生,其反馈能力和反馈情况决定了信息流 的改善,因此信宿的规范就是明确信息需求,增强反馈效果。 信宿需求的明确表达。信息产生的目的就是要满足信宿的信息需求。信宿 的信息需求表达越明确,就越容易被满足。信宿需求的表达受限于许多因素,如 信宿的信息偏好、信息素质、表达能力、敬业精神、责任心、信息的获取难易程 度等,企业应营造良好的信息文化,加强信息素质的培养,鼓励员工将潜在信息 需求转化为显性信息需求,尽可能准确地描述自己的需求,从根本上解决信息需 求表达不明确的问题,使信宿的认识需求尽量符合客观需求,表达需求符合认识 需求。 信宿反馈的加强。由于信宿个体的差别,不同信宿接收同样的信息会产生 不同效果,信宿的反馈信息能够及时表明信息的效用度,信宿的反馈意识和反馈 能力是保证信息流质量的关键。积极准确地传递反馈信息的信宿能有效辅助信源 调整所提供的信息,更好地满足自身的需求。因此,必须通过培训、规章制度、 建立通畅的信道等方式培养与强化信宿的反馈意识及反馈能力,使信宿真正体会 到反馈的直接受益者是自身,以促进反馈的产生。 3.1.3 信道的规范 疏通堵塞,缩短信道。

疏通堵塞主要是解决人为原因造成的堵塞,使信息 流在信息技术的支持下能够保持顺畅。企业内部同事之间的竞争心理的存在,造 成很多信息流的人为中断或流通不畅。对这种信息流进行彻底疏通与员工的认识 有关,企业领导应该从企业文化的角度出发,提倡鼓励内部信息的共享,并制定 相应的信息公开政策。由于信道中存在噪音以及“信息截流”现象,信道的缩短 能够保证信息的及时性,保持信息的完些陛。缩短信道的有效方法就是改变企业 内部的组织结构,将原有的金字塔形组织结构改为扁平式结构。在信息传播的过 程中,避免层层传递,而是直接将信息传递给信宿。 建立双向信道。双向信道就是在原有信道的基础上增加一条反向的反馈信 道,以增强信宿反馈效果。现在很多企业开始设置的经理信箱,就是在以前上传 下达基础上的一种反向信道,员工可以将个人建议直接反馈给负责人。双向信道 的存在可以帮助高层管理人员了解某项决策的下达情况,能够有效减弱“信息截 流”现象,对于提高信息的可靠性起着非常重要的作用。双向信道的建立必须在 深入了解信源和信宿的基础上进行,以避免反馈信息的失真。 3.1.4 信息的规范 信息是信息流的核心所在,信息的规范主要是根据信息的本质特点,从信息 的内容和格式两方面进行规范,以更好地满足信宿的需求。

信息内容的规范。信息内容的规范能够有效满足信宿对信息可靠性和及时 性的要求。从可靠性的角度看,所提供的信息要尽可能准确完整,不可断章取义; 从及时性的角度看,信宿所接收到的信息内容必须是规定期限以内的。不同企业 可以根据自身的情况设置信息生成到信宿接收的期限,超过此期限的信息内容也 就失去了价值。此外,信息内容最好包括信息的来源与所经信道,以便信宿对信 息的完整性、及时性以及影响原因进行判断。 信息提供方式的规范。由于自身的信息偏好,不同信宿对同一信息的提供 方式有不同的倾向,如科技人员最愿意接受原始信息,因为他们的知识结构和能 力使他们善于从大量的原始信息中总结出规律性的东西。而基层管理人员则对深 加工的信息钟爱有加。相同信息可以设置多种可供选择的提供方式,然后按照公 司规定向特定信宿提供特定形式。 信息格式的规范。这主要是针对信息数字化的过程。在企业数据库、应用 系统等开发的初期,就要设定统一的数据编码和信息标准,保任何信息一次录入, 可以多次调用。同时也可以打破原有的信息孤岛,形成整体的信息中心,从技术 上保证各个部门之间信息共享的实现。 3.2 特定信息流的再造 信息流的再造就是发现当前信息流所不能满足的信息需求,通过再造新的信 息流来满足该需求的过程。

主要包括两个方面:构造新的信息流和改善现有信息 3.2.1构造新信息流 新信息流的构造是从识别潜在用户和潜在信息需求开始的,新的信息流就是 要满足这些用户的信息需求。要根据不同用户需求特点,选择适当的信源、信道 以及信息的提供方式,并配备相应的设备与人员,更好地满足用户的信息需求。 前期信息流的规范措施在这里可以得到很好的应用,新构造的信息流依然要满足 这些规范要求。 3.2.2 改善现有信息流 主要是针对当前一些信息流的作用没有得到充分发挥的问题,找出其影响因 素企业信息流,以进一步优化改善信息流——建立恰当的反馈渠道和反馈机制,定期了解信 宿的需求满足状况,针对问题对信息流各要素进行调整,以更好地满足信宿的客 观需求,同时挖掘他们的潜在信息需求。 3.3 信息流重组 信息流重组就是打破原有以组织结构和职能区域为出发点的信息流组织方 式,建立以业务流程为基础、面向用户的新信息流。在信息流重组的过程中必须 注意以下几个问题: 3.3.1 明确战略信息流 与业务流相对应,信息流可以分为战略信息流、经营信息流和保障信息流。 明确战略信息流的目的在于发挥信息在企业中的战略作用,确保企业获得竞争优 势。

战略信息流的确定有助于分清信息流管理的重点及核心,信息管理人员将集 中精力进行管理,在具体实施过程中,加强与企业高层管理者合作,详细了解企 业的战略规划及战略管理者的信息需求,以保证信息流适时地传递。 3.3.2 消除不必要的信息流 消除不必要的信息流是企业信息流规划的主要任务之一。判断信息流是否必 要,可从信息流的特点出发,结合价值链分析方法,通过对不同信息流进行价值 分析,对于那些信息增值不大且信息满足程度不高的信息流及其一些可能有损信 息价值的信息流予以删除,减少信息投入,提高信息投入产出效益。 3.3.3 减少信息流的重复 企业的运作过程中涉及到的信息流非常多,受传统工作方式的影响,不同部 门或员工同样的信息需求导致信息流可能多次重复执行,造成信息极大的冗余 度。重组的过程中需要合并这些同类型的信息流,按照信息流的执行顺序进行重 新排序,将不需要其他信息流提供信息的信息流排在前面,有输入信息需求的排 在后面,那些没有输入输出关系的信息流可以采用并行操作方式提高效率。 3.3.4 加强信息流之间的合作 信息流之间的作用愈频繁,信息流产生的作用愈大。传统信息流主要体现为 串行信息流,即前一个信息流的输出信息往往是后一个的输入信息,或者可以说 是后一个信息流执行的条件,信息流之间的影响度较小。

提高信息流之间的合作 程度就需改变目前这种状况,将串行信息流根据需要改为并行信息流,根据信息 流之间的影响强度进行必要重组,例如:在一般生产型企业有一条信息流是这样 的:产品设计部门将做好的产品设计方案(共需要28 周)交给模具设计部门,然 后将设计好的模具方案(共需要42 周)再交给模具生产部门,这样共需70 图2a);而从信息流的角度看,在产品设计过程中就可以将部分信息传递给模具设计部门,之后充分利用前期建立的双向信道,不断进行信息交流至产品设计完 毕(见图2b),这样需38 周。可以看出,效率明显提高。 结语作为一种战略性规划,企业信息流规划既需要企业决策者的参与,又需要企 业各个部门的支持和协作,同时依糊于人员素质、系统软硬件质量、规章制度等 各种因素。规划过程复杂性强,具有一定的难度,因此要求企业调动各种资源, 投入较多精力,进行企业信息流的分析及设计,以保证信息流的畅通,服务于企 业整体的战略规划。 信息流,即信息自信源经信道至信宿的过程,其中信息流的主体是信息、信 源、信道和信宿,来自信源的信息通过适合的信道传递给信宿,信宿通过反馈渠 道将自身的意见反馈给信源,信源再次修正和补充信息给信宿,直到满足信宿的 需求为止。

如图1 所示: 企业信息流规划的目的1.1 企业信息流特点 信息流作为信息的传递过程,有其本身固有的特点,这些特点也是笔者进行 信息流研究的出发点之一。 有特定的信息输入与输出,即作为信息流,必须有特定的信源、信宿和往 返于它们之间的信息。对于一条信息流来说,它的主体不能缺少。 有方向性。信息流是信息流量、流向的总称。“输入”和“输出”是从信 息流量的角度重点说明,流向同样也不可忽略。任何一条信息流都有确定的方向 性,即从信源到信宿,而信宿到信源的反馈过程完全可以看成是一条新的信息流, 这条信息流传递的信息就是“反馈信息”。 信息流要有使用价值,能够满足某种信息需求。这是从另一个角度诠释信 息流。用户获取信息是为了消除对事物认识的不确定性,形成对自己决策的支持。 如果拟获得的信息对用户认识和理解有益并易于获取,具有一定的使用价值,用 户就会提出信息需求,进而形成信息流;如果拟获得信息无助于问题的解决或反 而增加其不确定性,即缺乏使用价值,用户就会放弃对该信息的需求,即不存在 这条信息流。 1.2 信息流规划的意义 在企业内外部,信息流反映着物流、资金流的运动状态及运动形式,信息流 的准确顺畅是物质流和资金流高效运行的保证。

但当前企业明显存在着以下问 题:信息量不足、信息流不畅,各层次的信息需求得不到充分满足,造成企业运 作的高成本、低效率。如在物流过程中,由于信息流的不充足不畅通,全国一年 蔬菜损失价值1354 亿元,粮食损失价值35.7 亿元,钢材锈蚀损失价值l000 元,全国汽车空驾驶率高达37%左右。而洛桑管理学院曾对46个国家与地区进 行调查,其中,中国计算机的占有量为世界总量的1.1%,位于第12 息满足企业需求程度却位于第44位。这些结果说明,目前企业信息流还存在着 较为严重的问题,这些问题的解决在很大程度上依赖于信息流的合理有效规划。 信息流规划就是分析组织内部信息是如何从一点传到另一点的,帮助信息人 员明确信息是被谁(who)如何(how)使用的。信息流规划的根本目的就是理顺信息 流,明确信源、信宿、信道,保证信息流顺畅,使适当的信息在最恰当的时间传 递给最需要的用户,并在此基础上加速物流、资金流、业务流的运转,最终提升 企业的核心竞争力。 当前企业信息流规划的难点随着各行业对信息流的不断重视,很多企业开始了不同程度的信息流规划工 作,但在实际工作中暴露出很多问题,现就信息流的四要素和引发这些问题的原 因进行分析。

2.1 传统组织结构的局限性 传统的组织结构多是金字塔形,易于导致各层级之间存在着明显的信息不对 称,通常信息更多地掌握在决策者、管理者手中。由于这种不对称,信息流在传 播过程中受个人信息偏好等其他原因的影响,“信息截流”现象非常严重,尤其 是跨越多层级的纵向信息流,表现更为突出。所谓“信息截流”就是信息在传播 过程中信息量不断打折扣的现象。如一项决策信息在自上而下的传递过程中,每 一层的传递者都加入了个人的信息偏好,导致最终到达的信息已不再是当初传递 的信息,而信息反馈渠道的缺乏更加重了“信息截流”现象的发生。另外,这种 组织结构也从另一方面增加了信道的长度,为信息的及时传递设置了障碍,削弱 了信息的及时性。 由于信道中存在着噪音,还从另一个角度削弱了信息传递的可靠性。

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